Groupware in Kleinunternehmen (PDF)

denen Sender und Empfänger nicht gleichzeitig miteinander kommunizieren. Die wichtigsten Anwendungen werden in Abbildung 2 vorgestellt.Synchrone Groupware: Bei der synchronen Groupware kommunizieren verschiedene Sender und Empfänger gleichzeitig, also in Echtzeit. Abbildung 2 aus gibt einen Überblick über die gängigen Groupware-Arten.Groupwarefunktionen:Nachfolgend sollen beispielhaft einige Groupware-Funktionalitäten aus dem Open Source Groupware-Tool „egroupware“ vorgestellt werden.Gruppen-Terminkalender: Ein Gruppen-Terminkalender wird eingesetzt, wo mehrere Personen oder Projektteilnehmer (dies können auch externe Unternehmen sein) miteinander kommunizieren. Hier ein paar typische Features: 1. Anderen Usern Termine eintragen, 2. Profilbildung für häufige Personenkombinationen, 3. Terminplan mehrerer User nebeneinander, 4. Terminen Anmerkungen, Kontakte und Projekte zuweisen, 5. Termine als privat oder öffentlich kennzeichnen, 6. Buchung von Ressourcen (z. B. Räume, Fahrzeuge).Projektmanagement: Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das unternommen wird, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Oftmals sitzen nicht nur interne Mitarbeiter im Projektteam, sondern auch externe Unternehmen. Die Mitarbeiter betreuen mehrere Projekte in unterschiedlichen Rollen und zeitlichem Umfang.Groupware hilft bei der Koordination der einzelnen Projekte. Die Projekte können effektiv geplant und durchgeführt werden wobei sich jedes Projektmitglied jederzeit über den Projektstand informieren kann. Hier ein paar typische Features: 1. Zuweisung von Arbeitsstunden auf laufende Projekte, 2. Statistikauswertung über gebuchte Stunden, 3. Kostenauswertung, Warnung bei Budgetüberschreitung, 4. Aktualisierung des Projektstands durch Projektleiter, 5. Listendarstellung von Projekten, 6. Unterprojekte in beliebiger Tiefe darstellbar, 6. Gantt Diagramm (Zeitlinien), 7. Anzeige aller zugehöriger Dateien.Elektronisches Adressbuch: Neben Namen, Adressen und Telefonnummern können in einem Adressbuch auch Informationen über die persönlichen Vorlieben und Gewohnheiten der Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner festgehalten werden. Erfolgt die Adressverwaltung mit Groupware, so fallen Doppelerfassung und lästige Absprachen weg. Z. B. kann Mitarbeiter A sofort erkennen, was Mitarbeiter B als letztes mit dem Kunden X besprochen hat.Wissensdatenbank: In der Wissensdatenbank können Benutzer Fragen und die dazugehörigen Antworten abspeichern. So kann mit der Zeit ein grosses Wissensarchiv geschaffen werden, das Mitarbeitern bei Problemen hilft oder für den Support beim Kunden eingesetzt wird. Fragen können auch ohne Antwort gespeichert werden. Wenn ein anderer Benutzer die Antwort auf die Frage kennt, kann er dann die Antwort verfassen.Ressourcenverwaltung: Ressourcen wie Räume, Flipcharts, Laptops oder Fahrzeuge, können über die Zuweisung von Terminen gebucht werden. Eine Übersicht aller vorhandenen Ressourcen und die Ansicht über alle gebuchten Ressourcen helfen jedem Mitarbeiter, jederzeit die Übersicht zu behalten.E-Mail: Neben dem Senden und Empfangen von E-Mails bietet Groupware weitere hilfreiche Features: 1. ASCII oder html format, attachments anhängen, 2. Mehrere Konten abfragen, 3. Fax und SMS Support.Todos: In einer ToDo-Liste wird festgehalten, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann es erledigt sein muss. Groupware übernimmt die Koordination von Todos. Die User können Todos empfangen und anderen Usern, einem Kontakt oder Projekt zuweisen. Bei Überschreitung der deadline erhalten die User einen Hinweis. Sie können Prioritäten vergeben und den aktuellen Fortschritt eintragen. Jeder User kann Todos akzeptieren oder ablehnen.Reminder: Ein Reminder zeigt alle aktuellen Erinnerungen und Termine in einem kleinen Fenster an, so dass eine echte Zeitplanung möglich ist. Die E-mail Konten können periodisch abgefragt und neue E-mails angezeigt werden. Auf Wunsch wird automatisch eine E-Mail aufs Mobiltelefon geschickt, sobald eine Erinnerung oder Nachverfolgung ansteht.Dokumentenmanagement: Unter einem Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Im Dateisystem kann der Anwender nur über Dateiname, ggf. Dateiendung, Grösse oder Änderungsdatum suchen. Beim Dokumentenmanagement stehen beliebige Felder zur Verfügung wie z. B. Kundennummer, Auftragsnummer, Betreuer usw. Hier einige beispielhafte Features einer Groupware-Dokumentenverwaltung: 1. Bilder, Dokumente, Videos, in einer Datenbank abspeichern, 2. Versionszählung und Versionierung, 3. Zugriffsregelung für eigene Dateien, 4. Filter für Kategorien und User, 5. Passwortgeschützte Verschlüsselung, 6. Optionale Schreibrechte für ausgewählte User, 7. Benachrichtigung aller Gruppenmitglieder bei UploadIdeenfindung: Folgende Phasen werden durchlaufen: Problemklärung, Ideenfindung, Ideenbewertung und die Ergebnisanzeige. Die Eingabe und Bewertung erfolgt zeitlich unabhängig und anonym durch die Teammitglieder. Die Auswahl der aktiven Stufe erfolgt durch den Teamleiter.