Vom Papier zum elektronischen Dokumenten-Management-System (ePub)

Studienarbeit aus dem Jahr 2003 im Fachbereich Informatik - Wirtschaftsinformatik, Note: 1,3, Duale Hochschule Baden-Württemberg Mannheim, früher: Berufsakademie Mannheim (Öffentliche Wirtschaft - Ver- und Entsorgungswirtschaft), Sprache: Deutsch, Abstract: Moderne Unternehmen, egal welcher Branche angehörig, müssen ihre Strukturen,
Arbeitsabläufe und Strategien dem ständigen dynamischen Wandel der technologischen,
sozialen, gesetzlichen und psychologischen Rahmenbedingungen in ihrer Umwelt anpassen,
um langfristig am Markt existent und damit präsent zu bleiben. Ein wichtiger Faktor zur
Erreichung dieses Ziels, ist die schnelle Informationsversorgung und die Minimierung der
Durchlaufzeiten von Informationsträgern zwischen den einzelnen, der Organisation
angehörigen, Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen. Dazu ist eine hervorragende Kooperation,
Kommunikation und Koordination der Abteilungen absolut notwendig. Teamarbeit, der
ständige Daten- und Erfahrungsaustausch sowie die schnelle Informationsbearbeitung
werden zu zentralen Eigenschaften eines effizient-arbeitenden Unternehmens.
Getreu dem Motto "Wissen ist Macht" ist es von erheblicher Wichtigkeit, aufgrund der
Wettbewerbssituation, die richtigen Informationen stets zum richtigen Zeitpunkt am richtigen
Ort zur Verfügung zu stellen. Diese JUST IN TIME-Informationsversorgung ist aber mit dem
Medium Papier als Träger der Information nicht realisierbar. Des weiteren lässt sich mit
Papier die heutige Masse neuer, für das Unternehmen relevanter, Informationen nicht mehr
bewältigen.
"Der Mythos vom papierlosen Büro und die neuesten technischen Entwicklungen um diesen
Wirklichkeit werden zu lassen" (so "Dr. Eric Voermann")1. Mit dieser Thematik beschäftigt
sich diese Arbeit. Kern der Ausführungen wird die Entwicklung vom Papier als
Informationsträger hin zum modernen Dokumenten-Management-System sein, mit dessen
Hilfe sich die Erstellung, das Suchen, die Weiterleitung, die Archivierung und letztlich auch
das Wiederfinden von Informationen flexibilisieren und beschleunigen lässt.
Folgende Gliederung wird zugrunde gelegt:
Zu Beginn der Ausführungen wird das herkömmliche Medium zur Informationsspeicherung,
also das Papier, mit seinen Vor- und Nachteilen sowie seine Ablage- und
Archivierungsmöglichkeiten beschrieben. Danach erfolgt dann der Übergang vom
physischen zum digitalen Dokument und dessen Ausprägungen. Im weiteren Verlauf wird
der Zusammenhang zum Dokumenten-Management und zu Dokumenten-Management-
Systemen geknüpft. [...]

1 Vgl. Voermann, Dr. Eric (2000)