E-Mail Archivierung (PDF)

Die Verwendung der E-Mail für die geschäftliche Korrespondenz stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, da die E-Mail ursprünglich nicht für diesen Zweck geplant war.

Mit der Einführung des E-Mail-Systems stellten die Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein Medium für die informelle Kommunikation zur Verfügung. Die E-Mail ersetzte in diesem Sinn oft das Telefon: Man war nicht darauf angewiesen, dass der Partner sofort erreichbar war, und konnte sogar mit mehreren Partnern gleichzeitig kommunizieren.

Mehr und mehr wird das Medium jedoch für die geschäftliche Korrespondenz und für den Versand von Geschäftsdokumenten genutzt - ohne dass die gesetzlichen Grundlagen oder unternehmensinterne Regelungen vorlagen.

Ein wichtiger Aspekt ist die Archivierung. Die aktuelle Gesetzeslage läuft darauf hinaus, dass elektronisch versandte Geschäftsdokumente wie konventionelle Geschäftskorrespondenz zu archivieren sind. Die Umsetzung dieser gesetzlichen Regelungen stellt Unternehmen vor grosse technische und organisatorische Herausforderungen. So ist beispielsweise die Trennung zwischen persönlicher und geschäftlicher Nutzung oft nicht geklärt. Dies zeigt sich auch daran, dass E-Mails von den Mitarbeitenden oft in der persönlichen Mailbox verwaltet werden.

Dieses Booklet stellt die gesetzlichen Regelungen sowie die organisatorischen und technischen Aspekte der E-Mail-Archivierung verständlich dar, gibt Hinweise zur Durchführung von Projekten und vermittelt einen guten Überblick über das Angebot an Lösungen und Produkten.
Wer muss E-Mails archivieren?
Was ist bei der Archivierung zu beachten?
Wo sind betriebswirtschaftliche Potenziale?
Welche Begriffe muss man kennen?
Wie findet man die richtige Lösung?
Welche Evaluationskriterien sind zentral?
Wie rechnet sich die E-Mail Archivierung?

In diesem Booklet finden Sie Antworten auf
Fragen, die sich Manager heute stellen müssen.
Komplexe Inhalte werden einfach dargestellt und
auf den Punkt gebracht.

Zu folgenden Branchen finden Sie Praxisbeispiele:
- Autogewerbe
- Banken
- Mode Detailhandel
- Telekommunikation
- Versicherung
- Werkzeugmaschinen

Das Booklet «E-Mail Archivierung» bietet das
Wichtigste zum Thema: kurz und prägnant.

Übersichten, Checklisten und Praxistipps
machen aus diesem Booklet eine wertvolle
Informationsquelle und ein übersichtliches
Nachschlagewerk.

1. E-Mails in der Businesswelt
2. Rechtliche Aspekte
2.1 Dokumentationspflichten
2.2 Rechtslage in der Schweiz
2.3 Rechtslage in Deutschland
2.4 Rechtslage in Österreich
2.5 Kurz und bündig
3. E-Mail-Management
3.1 E-Mail-Kultur als Lösungsansatz
3.2 Gefahrenpotenziale & Risikominimierung
3.3 E-Mail-Archivierung ist Chef-Sache!
3.4 Konsequenzen für Informatikinfrastruktur
3.5 Wirkung auf die Unternehemensstrategie
4. Grundlagen E-Mail-Systeme
4.1 E-Mail-Client-LösungenSysteme
4.2 E-Mail-Serversysteme
4.3 Verschlüsselungstechnologien
4.4 Search-and-Retrieval-Ansätze
4.5 Back-up, Speicherung und Archivierung
4.6 DMS und E-Mail-Archive
4.7 In-house, Outsourcing, Managed Services
4.8 Architektur / technische Lösungsansätze
4.9 Funktionalitäten und E-Mail-Standards
4.10 Skalierbare Hard- und Software-Plattform
4.11 Mailbox-Verkleinerung vs. Langzeitarchiv
4.12 Mengen- und Volumenberechnungen
5. Projektplanung und -umsetzung
6. Evaluation E-Mail-Archivierung
6.1 Hersteller
6.2 Hostet Archivierungslösungen
6.3 Solution-Partner
7. Kosten, Aufwand, Finanzen, Nutzen
7.1 Kostenfaktoren und TCO
7.2 Mail-Archivierung und ROI
8. Ausblick und Trends
9. Checkliste E-Mail-Archivierung