Aspekte des Wissensmanagements in der Veranstaltungsorganisation (PDF)

Inhaltsangabe:Einleitung:
Bei der Organisation einer Veranstaltung steht der verantwortlich Planende beziehungsweise Projektmanager einer Vielzahl von Anforderungen und Herausforderungen gegenüber. Veranstaltungen fallen dabei unter den Begriff ¿Projekt¿ nach DIN 69901, als ¿ein Vorhaben, das im wesentlichen durch eine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist¿. Veranstaltungen sind in aller Regel einmalig und beginnen und enden zu einem festen Zeitpunkt. Eventuelle Wiederholungen sind als eigenständige Projekte zu betrachten, da sie meist ganz eigene Probleme mit sich bringen.
Die speziellen Anforderungen einer Projektplanung, insbesondere was Organisation, Planung, Überwachung und Steuerung angeht, ergeben sich aus der komplexen Struktur solcher Projekte. Die Leitung von Projekten, auch bei der Veranstaltungsorganisation, ¿beinhaltet die Planung, Steuerung und Kontrolle der Projektaktivitäten im Hinblick auf die Zielerreichung¿. Die Vielfalt der Ziele bei Veranstaltungen im speziellen werden in 1.2. ausführlich besprochen.
Ein Schritt bei der Planung von Veranstaltungen ist das Erfassen aller Aktivitäten und Tätigkeiten, die zur Durchführung der Veranstaltung dienlich und notwendig sind. Hierbei ist zu bemerken, dass nicht die richtige Lösung der Aufgaben, sondern die Definition der relevanten Aufgaben Inhalt der Planung ist. Wichtige Aufgaben der Projektplanung sind hierbei die Planung der Projektstruktur, eine Ablauf- bzw. Terminplanung, Kostenplanung und Personalplanung. Als zusätzliche Aspekte sind noch Qualität und Informationen zu nennen. Die Teilbereiche Termin-, Kosten- und Personalplanung werden in 1.3. ausführlich behandelt.
Bei der Veranstaltungsorganisation beinhaltet das Projektmanagement neben den oben erwähnten strukturellen und organisatorischen Komponenten auch noch eine soziale Komponente. Der Projektleiter muss die volle Unterstützung des Auftraggebers beziehungsweise des Managements erfahren. Ferner muss diese Unterstützung bei den Projektmitarbeitern auch bekannt sein, um zur Akzeptanz der Person des Projektleiters beizutragen. Weitere Anforderungen an den Leiter eines Projekts sind zum Beispiel Durchsetzungsvermögen, Handlungs- und Zukunftsorientiertheit etc.
Ein weiterer wichtiger Aspekt im Aufgabenspektrum des Projektleiters ist die Zusammenstellung beziehungsweise Strukturierung der Projektgruppe sowie deren Führung. Hierbei sind insbesondere die Führungsqualitäten und das Team- und [...]