Kassenführung in der Gastronomie

Schon seit geraumer Zeit prüft die Finanzverwaltung verstärkt bargeldintensive Unternehmen. Dazu zählt auch das Gastgewerbe mit seinen rund 220.000 Betrieben und über 2,2 Millionen Mitarbeitern.1 Hier stellt die Kassenführung immer einen Schwerpunkt in Betriebsprüfungen dar. Kassenaufzeichnungen, die nicht den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (GoB) und den steuerlichen Ordnungsvorschriften ( 145-147 AO) entsprechen, sind ein Risikopotential, das der Gastronom oft zu spät erkennt oder unterschätzt. Sieht er die Kassenführung eher als beschwerliche Nebenpflicht an, führt eine Betriebsprüfung häufig zu empfindlichen und teils existenzbedrohenden Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es aufgrund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen, der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. beim Kassendienstleister), des endgültigen Verlustes von vorlagepflichtigen Büchern, Aufzeichnungen und Belegen oder aufgrund unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht. Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstossen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmässigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln. Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Buchführung erschüttert ( 158 AO). Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden. Es kommt zur Schätzung ( 162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben können (z. B. Geldauflagen

1 Einführung in die Thematik 1.1 Vorbemerkungen 1.2 Ordnungsmässigkeit von Büchern und Aufzeichnungen 1.2.1 Grundsätzliche Anforderungen 1.2.2 Konkretisierungen für elektronische Aufzeichnungen 1.3 Grundaufzeichnungen 1.4 Kassenbuch 1.4.1 Grundsätze 1.4.2 Formen des Kassenbuchs 1.4.3 Führung des Kassenbuchs in Registrier- und PC-Kassen 1.5 Freiwillige Aufzeichnungen 1.5.1 Grundsatz 1.5.2 Aufzeichnungen über den Wareneinsatz 1.5.3 Schlechte Ertragslage 1.5.4 Verbrauchswerte (Strom/Wasser) 1.5.5 Reservierungsbücher - Pflicht oder Kür? 2 Arten der Kassenführung 2.1 Welche Möglichkeiten hat der Gastronom? 2.2 Neben- und Unterkassen 2.2.1 Garderobe 2.2.2 Agenturkassen 2.2.3 Geschlossene Ladenkasse 2.2.4 Aufbewahrung im Safe oder Schliessfach 3 Steuerliche Ordnungsvorschriften ( 145 - 147 AO) 3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 3.2 Grundsatz der Vollständigkeit 3.2.1 Identität der Vertragspartner 3.2.2 Detailtiefe von Einzelaufzeichnungen 3.2.3 Fortlaufende Nummerierung 3.2.4 Bildung von Warengruppen 3.2.5 Offene Ladenkasse (OLK) ohne Einzelaufzeichnungen 3.3 Grundsatz der Richtigkeit 3.4 Grundsatz der Zeitgerechtheit 3.5 Grundsatz der Geordnetheit 3.6 Grundsatz der Unveränderbarkeit 3.6.1 Allgemeines 3.6.2 Sicherstellung der Unveränderbarkeit 3.7 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen 4 Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- & Vorlagepflichten bei elektronischen Aufzeichnungssystemen 4.1 Vorbemerkungen 4.2 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften 4.3 Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung 4.4 Verfahrensdokumentation 4.4.1 Grundsätze 4.4.2 Internes Kontrollsystem (IKS) 5 Der Tagesabschluss des Gastwirts 5.1 Dokumentation der Tageseinnahme 5.2 Geldzählung und Zählprotokolle 5.2.1 Grundsätzliches 5.2.2 Kassensturzfähigkeit 5.2.3 Zählprotokolle 5.3 EC- und Kreditkartenzahlungen 5.4 Trinkgelder 5.5 Privatentnahmen und Privateinlagen 5.5.1 Belegpflicht 5.5.2 Ungeklärte Einlagen 5.6 Geldtransit 5.7 Kassenverluste durch Diebstahl

Achilles, Gerd Der Autor ist seit etwa 15 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW. In dieser Eigenschaft ist er überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst. Darüber hinaus gehört er dem Dozententeam für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie an. Ausserhalb der Finanzverwaltung ist er als Fachbuchautor und Referent zum Thema Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen tätig. Die Brancheninformation wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst. Sie gibt die persönliche Rechtsauffassung des Autors wieder.