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Alles im Plan!

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Prioritäten setzen und Notizen machen: So entstehen neue Zeitfenster für Familie und Entspannung.

Keine Zeit? Dann wird es höchste Zeit für diese Zeitmanagement-Tipps!

Es ist 17 Uhr, irgendwo mitten in Deutschland: „Mama, kannst du mir bei den Hausaufgaben helfen?“, ruft die Tochter aus dem Kinderzimmer. „Schatz, wir müssen noch einkaufen fahren“, drängelt der Ehemann. Und die Vorgesetzte schreibt: „Die neue Präsentation brauche ich bis spätestens morgen!“. Dabei haben Sie schon so genug zu tun und fühlen sich, als hätten Sie einfach keine Zeit.

Job, Kinder, Haushalt und private Termine – täglich gilt es unterschiedliche Aufgaben und Pflichten unter einen Hut zu bringen. Besonders stressig waren die letzten 1 1/2 Jahre, als Homeschooling und Homeoffice den Alltag in vielen Familien auf den Kopf gestellt haben. Doch auch ohne Ausnahmezustand stellt sich oft die Frage: Wie ist das alles zu schaffen? Wir zeigen Ihnen bewährte Methoden für ein effektiveres Zeitmanagement und geben Ihnen Tipps, wie Sie Zeitfresser vermeiden können.

24 Stunden, 1.440 Minuten oder 86.400 Sekunden

„Ich habe keine Zeit“ ist manchmal leicht gesagt. Wahrscheinlich haben Sie in Ihrem Familien- und Freundeskreis auch jemanden, der nie oder nur selten Zeit hat. Und mit ziemlicher Sicherheit kennen Sie auch eine Person, die trotz Beruf, Kinder und Hobbies stets Zeit für ein gemütliches Treffen findet. Wie schafft sie das?

An der Zeit „an sich“ kann es nicht liegen, denn der Tag ist für uns alle gleich lang. Nämlich 24 Stunden, 1.440 Minuten oder 86.400 Sekunden. Vielleicht ist es auch keine Frage von Stunden und Minuten, sondern eher eine Frage der Prioritäten und des richtigen Zeitmanagements?

Das Gefühl, kaum Zeit für andere und sich selbst zu haben, kann auf Dauer krank machen. Darum lassen Sie es erst gar nicht so weit kommen. Mit einem gut organisierten Zeit- und Selbstmanagement erledigen Sie Ihre Aufgaben effizienter. So bleibt Ihnen mehr Zeit für sich selbst und für Ihre Gesundheit.

Wandkalender, Notizbuch, Haftnotizen & mehr aus dem Kalender-Set "Liebe den Tag" können helfen, Struktur in den Alltag zu bringen und Ihr Zeitmanagement zu verbessern.

Gestalten Sie Ihr Zeitmanagement flexibel!

Ein zu starr geplanter Kalender kann Sie unflexibel machen. Betrachten Sie Zeitmanagement nicht als unumstösslichen Rahmen. Es soll Ihnen vor allem dabei helfen, Ihre Zeitressourcen bewusster wahrzunehmen, Ihnen aber auch die Freiheit lassen, um auf unvorhersehbare Ereignisse eingehen zu können.

Als Faustregel im Zeitmanagement gilt: 50–60 % der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit können Sie verplanen. Die restliche Zeit dient Ihnen als Puffer sowie als Zeitrahmen für Ihre persönlichen Interessen.

Manchmal, vor allem bei Familien mit Kindern, kann es sinnvoller sein, kurzfristiger zu planen. Von Tag zu Tag oder mit einem Zeitfenster von zwei bis drei Tagen. Damit können Sie viel einfacher auf Ungeplantes reagieren. Zum Beispiel, wenn Ihr Kind krank wird und Sie Ihre Pläne anpassen müssen.

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Setzen Sie Prioritäten und machen Sie sich Notizen

Auch Rom wurde nicht an einem Tag erbaut. Erledigen Sie Dinge nach Wichtigkeit und nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor. Schreiben Sie auf, was Sie heute oder in den kommenden Tagen erledigen müssen oder erreichen wollen. Nutzen Sie dafür beispielsweise Planungskalender, ob in der Handtasche oder am Kühlschrank für die ganze Familie. Haken Sie erledigte Aufgaben und Projekte ab und geniessen Sie das Gefühl, nichts Wichtiges vergessen zu haben.

Die bekanntesten Zeitmanagement-Methoden im Überblick

Es gibt eine ganze Reihe von Zeitmanagement-Methoden, die Ihnen dabei helfen können, Ihre alltäglichen Aufgaben besser zu organisieren.

Die ABC-Methode

Die sogenannte „ABC-Methode“ gilt als eine der ältesten Konzepte in der Zeiteinteilung. Hier geht es darum, Aufgaben nach ihrer Priorität zu reihen. „A“-Aufgaben haben die höchste Wichtigkeit, „B-Aufgaben“ eine mittlere und „C-Aufgaben“ die geringste Dringlichkeitsstufe. Erledigen Sie wichtige Aufgaben zuerst und sortieren Sie unwichtige Dinge aus. Dadurch werden Sie produktiver und motivierter.

Das Eisenhower-Prinzip

„Ich habe zwei Arten von Problemen. Die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig. Und die wichtigen sind niemals dringend.“ Auf diesem Motto basiert die von US-Präsident Eisenhower entworfene Methode. Sie gehört zu den Klassikern im Zeitmanagement. Ordnen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien, um nach dieser Methode vorzugehen:

  1. A-Aufgaben: wichtig und dringend zu erledigen
  2. B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend
  3. C-Aufgaben: nicht wichtig, aber dringend
  4. D-Aufgaben: weder wichtig noch dringend

Die ALPEN-Methode

Bei dieser Methode geht es darum, dass Sie in wenigen Minuten einen Tagesplan erstellen, um Ihrem Tag mehr Struktur zu verleihen:

  1. Aufgaben und Termine aufschreiben
  2. Länge der einzelnen Aufgaben abschätzen
  3. Pufferzeiten einplanen (ca. 40 %)
  4. Entscheidung treffen (Prioritäten setzen)
  5. Nachkontrolle

Die „Eat-the-frog“-Methode

„Schlucken Sie den Frosch“ oder beissen Sie in den sauren Apfel: Erledigen Sie die unangenehmsten oder schwierigsten Aufgaben des Tages zuerst. Danach kann Ihr Tag nur mehr besser werden! Eine bewährte Vorgehensweise, die für mehr Motivation und Zufriedenheit sorgt.

Die Pomodoro-Technik

Bei dieser Methode wird eine Aufgabe in mehrere Arbeitsschritte zu je 25 Minuten aufgeteilt, unterbrochen von jeweils 5 Minuten Pause. Dadurch sind auch komplexere Arbeiten viel einfacher zu bewältigen.

So vermeiden Sie Zeitfresser

Wer kennt das nicht? Schnell ein Nachrichtencheck am PC, ein bisschen Facebook und Instagram oder ein „kurzes“ Telefonat mit der besten Freundin. Ablenkung in vielerlei Form ist einer der grössten Zeitfresser, die jedes Zeitmanagement schnell ins Wanken bringt. Um bei der Arbeit fokussiert zu bleiben, ist es wichtig, Störfaktoren wie Musik auszublenden oder das Smartphone für einige Zeit auf lautlos zu stellen.

Sorgen Sie auch für genügend Pausen. Schon zehn Minuten können reichen, um das Alltags- und Berufsleben wieder entspannter und konzentrierter bewältigen zu können.

Ihr Leben – Ihre Zeitmanagement-Methode

Beim Zeit- oder Selbstmanagement gibt es kein Richtig oder Falsch. Das gewählte Konzept muss zu Ihnen und Ihrer individuellen Produktivität passen. Um sowohl dem Gedankenchaos in Ihrem Kopf als auch der Zettelwirtschaft auf Ihrem Schreibtisch adieu zu sagen, leisten Planungskalender oder Notizbücher gute Dienste.

Werden Sie kreativ und gestalten Sie Ihr Notizbuch als Bullet Journal mit To-do-Listen oder als Ihren persönlichen Projektplaner. Durch das Erstellen von To-do-Listen etablieren sich neue Gewohnheiten schneller und Sie bewahren stets den Überblick. Denn alles, was Sie in Ihrem Kalender notieren, können Sie einfach zurückverfolgen und auf eine hoffentlich erfolgreiche Erledigung überprüfen.

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