Kassenführung in Apotheken

Schon seit geraumer Zeit prüft die Finanzverwaltung verstärkt bargeldintensive Unternehmen. Dazu zählen auch die rund 19.000 Apotheken, die in 2019 bundesweit einen Nettoumsatz von ca. 54 Mrd. Euro erwirtschaftet haben. Hier stellt die Kassenführung immer einen Schwerpunkt in Betriebsprüfungen dar. Kassenaufzeichnungen, welche nicht den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (GoB) und den steuerlichen Ordnungsvorschriften ( 145-147 AO) entsprechen, sind ein Risikopotential, das der Apotheker oft zu spät erkennt oder unterschätzt. Sieht er die Kassenführung eher als beschwerliche Nebenpflicht an, führt eine Betriebsprüfung häufig zu empfindlichen und teils existenzbedrohenden Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es aufgrund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen, der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. beim Kassendienstleister), des endgültigen Verlustes von vorlagepflichtigen Büchern, Aufzeichnungen und Belegen oder aufgrund unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht.Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstossen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmässigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln.Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Buchführung erschüttert ( 158 AO). Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden. Es kommt zur Schätzung ( 162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben

1 Einführung in die Thematik1.1 Vorbemerkungen1.2 Ordnungsmässigkeit von Büchern und Aufzeichnungen1.3 Grundaufzeichnungen1.4 Kassenbuch1.5 Aufzeichnungspflichten nach berufsspezifischen Vorschriften1.6 Aufzeichnungen über den Wareneinsatz1.7 Freiwillige Aufzeichnungen1.8 Geschenke und Zugaben2 Arten der Kassenführung2.1 Welche Möglichkeiten hat der Apotheker?2.2 Kassendefekte2.3 Wechsel des Kassensystems2.4 Neben- und Unterkassen2.5 Exkurs: Inventur3 Steuerliche Ordnungsvorschriften ( 145 - 147 AO)3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit3.2 Grundsatz der Vollständigkeit3.3 Grundsatz der Richtigkeit3.4 Grundsatz der Zeitgerechtheit3.5 Grundsatz der Geordnetheit3.6 Grundsatz der Unveränderbarkeit3.7 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen4 Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- & Vorlagepflichten bei elektronischen Aufzeichnungssystemen4.1 Vorbemerkungen4.2 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften4.3 Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung5 Der Tagesabschluss des Apothekers5.1 Dokumentation der Tageseinnahme5.2 Geldzählung und Zählprotokolle5.3 EC- und Kreditkartenzahlungen5.4 Scheckzahlungen5.5 Rezeptabrechnung5.6 Privatentnahmen und Privateinlagen5.7 Geldtransit5.8 Kassenverluste durch Diebstahl5.9 Privat verauslagte Aufwendungen5.10 Gutscheine und Rabatte5.11 Einkäufe der Mitarbeiter6 Kassenführung bei Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG7 Rechtsfolgen einer fehlerhaften Kassenführung7.1 158 AO - das Einfallstor zur Schätzung7.2 Schätzung bei formell nicht ordnungsgemässen Aufzeichnungen7.3 Schätzung bei formell ordnungsgemässen Aufzeichnungen7.4 Sonstige Rechtsfolgen8 Kassen-Nachschau ( 146b AO)8.1 Betroffene Systeme8.2 Zeitpunkt der Nachschau8.3 Zeitraum der Nachschau8.4 Ablauf der Nachschau8.5 Abschluss der Kassen-Nachschau8.6 Rechtsbehelfe8.7 Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau9 Neuregelungen ab dem 01.01.20209.1 Überblick9.2 Betroffene Vorgänge9.3 Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) 9.4 Funktionsweise der TSE9.5

Der Autor ist seit etwa 15 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW. In dieser Eigenschaft ist er überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst.Darüber hinaus gehört er dem Dozententeam für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie an.Ausserhalb der Finanzverwaltung ist er als Fachbuchautor und Referent zum Thema Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen tätig.Die Brancheninformation wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst. Sie gibt die persönliche Rechtsauffassung des Autors wieder. Wittmeier, LisaDie Autorin ist seit Beendigung ihres Studiums an der Fachhochschule fürFinanzen NRW als Betriebsprüferin tätig, vorrangig in bargeldintensivenUnternehmen. Daneben ist sie Angehörige eines Schulungsteams für dieAusbildung von Betriebsprüfern und Mitglied des Dozententeams im BereichKassenführung für die Oberfinanzdirektion NRW.